提供先の第三者との間で基本契約を締結して、これに基づき継続的に又は反復して個人関連情報を提供することを予定しています。この場合、記録義務はどのように履行すれば良いですか

特定の事業者に対して継続的に又は反復して個人関連情報を提供することが確実であると見込まれる場合、個々の提供に係る記録を作成する代わりに、一括して記録を作成することができます（施行規則第27条第２項ただし書）。例えば、①最初の提供時に一旦記録を作成し、その後、随時、追加の記録事項を作成する方法、②提供期間の終了後に速やかに記録を作成する方法等で記録を作成することが考えられます。

一括して記録を作成する場合、「個人関連情報を提供した年月日」（施行規則第28条第１項第２号）については、提供期間の初日及び末日を記録することとなります。

①の方法で記録を作成する場合において、あらかじめ提供期間の末日が確定していない場合には、最初の提供時にまず提供期間の初日を記録し、継続的に又は反復して個人関連情報を提供することが終了した段階で、提供期間の末日を記録することとなります。

基本契約に基づき個人関連情報を提供する場合、基本契約に係る契約書及びこれに付帯する資料等をもって記録とすることもできます。例えば、提供の開始時に、提供する個人関連情報の項目、個人関連情報の提供期間の初日、提供先の第三者の名称・住所・代表者氏名を契約書に記載しておき、その後、提供期間の終了後に、個人関連情報の提供期間の末日、本人の同意が得られていることを確認した旨（同意取得の方法を含む。）を付帯資料に記載する、といった方法で記録義務を履行することも可能です。この場合に、契約書及び付帯資料について、施行規則第27条第３項の要件を満たす場合には、最後に当該記録に係る個人関連情報の提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間、当該記録を保存すれば足りることとなります（施行規則第29条第１号）。