個人情報の保護に関する法律についてのQ&A（行政機関等編）
- ２ 定義等
【２-２ 個人情報】 - Q2-2-2
行政機関等内部の異なる部署が独自に取得した個人情報を部署ごとに設置されているデータベースにそれぞれ別々に保管している場合において、ある部署のデータベースと他の部署のデータベースの双方を取り扱うことができないときには、「容易に照合することができ」（法第2 条第1 項第1 号）ないといえるか。
- A2-2-2
法第2 条第1 項第1 号における「他の情報と容易に照合することができ」とは、通常の業務における一般的な方法で、他の情報と容易に照合することができる状態をいうところ、他の行政機関等や事業者への照会を要する場合等であって照合が困難な状態は、一般に、「容易に照合することができ」ない状態であると考えられます。
例えば、同一の機関内の異なる部署が独自に取得した個人情報を部署ごとに設置されているデータベースにそれぞれ別々に保管している場合において、双方の部署やこれらを統括すべき立場の者等が、規程上・運用上、双方のデータベースを取り扱うことが厳格に禁止されていて、特別の費用や手間をかけることなく、通常の業務における一般的な方法で双方のデータベース上の情報を照合することができない状態である場合は、「容易に照合することができ」ない状態であると考えられます。
他方、利用目的が異なっていても、双方の部署の間で、通常の業務における一般的な方法で双方のデータベース上の情報を照合することができる状態である場合は、「容易に照合することができ」る状態であると考えられます。
（令和6 年3 月追加）