個人情報の保護に関する法律についてのQ&A（行政機関等編）
- ３ 個人情報等の取扱い
【３-４ 漏えい等の報告等】 - Q3-4-1
事務対応ガイド 4-4-1(7)において、報告期限の起算点となる「知った」時点について、「行政機関等のいずれかの部署が当該事態を知った時点を基準」とありますが、具体的には部署内の誰が認識した時点を基準とするのか。また、法第 68 条第 2 項に基づき本人への通知を行う場合、電話で行うことは可能か。
- A3-4-1
報告期限の起算点となる「知った」時点については、個別の事案ごとに判断するものですが、部署内のある従事者が報告対象事態を知った時点で「部署が知った」と考えられます。この点、保有個人情報の不正な持ち出しの事案においては、不正な持ち出しを行った従事者等を除いた上で判断することとなります。
また、本人への通知は、業務の性質及び保有個人情報の取扱状況に応じ、通知すべき内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければなりません。電話による通知も妨げられないと考えられますが、本人にとって分かりやすい形となるよう、適切に対応する必要があります。この場合、本人に通知を行った日時等について記録することが望ましいと考えられます。
なお、本人が口頭で通知を受けた内容を事後的に確認できるようにする観点から、必要に応じて書面又は電子メール等による通知を併用することが望ましいと考えられます。
（令和 6 年 3 月追加）