個人情報の保護に関する法律についてのQ&A（行政機関等編）
- ５ 開示、訂正及び利用停止
【５-２ 開示請求の方法】 - Q5-2-4
電子メールによる開示請求及び開示の実施を行うことは可能か。また、オンラインによる開示請求における本人確認については、電子証明書による方法に限定されるか。
- A5-2-4
オンラインによる開示請求については、情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律（平成 14 年法律第 151 号。以下「デジタル手続法」という。）第 3 条第8 号の申請等に該当し、同法第 6 条第 1 項において、主務省令で定める電子情報処理組織を使用する方法により行うことができるとされているため、「電子メール」を使用する方法が当該方法に該当するかを検討する必要があります。
電子情報処理組織の具体的な定義について、個人情報保護委員会の所管する法令に係る情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律施行規則（平成 26 年特定個人情報保護委員会規則第 2 号）（以下「デジタル手続法施行規則」という。）第 3 条では、「行政機関等の使用に係る電子計算機と申請等をする者の使用に係る電子計算機であって当該行政機関等の定める技術的基準に適合するものとを電気通信回線で接続した電子情報処理組織」と定めています。したがって、「電子メール」が当該定義に該当するかは、各行政機関等の定める技術的基準を踏まえて、各行政機関等において判断する必要があります。また、電子情報処理組織の具体的な定義については、デジタル手続法施行規則第 3 条とは別に、条例や地方公共団体の規則において定めることも可能です（デジタル手続法施行規則第 1 条）。
そのため、電子メールを用いた開示請求や開示の実施については、一概に否定されるものではありませんが、その場合であっても保有個人情報の取扱いに留意する必要があります。
オンライン申請による開示請求における本人確認の方法について、行政機関等の指定する方法により当該申請を行った者を確認するための措置を講ずる場合には、電子証明書を利用しない方法でも可能とされているため（デジタル手続法施行規則第 4 条第 2 項ただし書）、オンラインによる開示請求の場合に、本人確認書類を提示又は郵送で別途提出する方法も考えられます。
（令和 6 年 3 月追加）